Magazyn celny krok po kroku: poradnik dla importerów

Import towarów spoza Unii Europejskiej to złożony proces, którego nieodłącznym elementem jest odprawa celna. W przypadku wielu przedsiębiorców sprowadzających produkty z Chin, kluczowym ogniwem tego procesu jest magazyn celny. To właśnie tam towary czekają na dopuszczenie do obrotu. W tym poradniku przyjrzymy się krok po kroku, jak działa magazyn celny, jakie dokumenty i czynności są wymagane oraz jakie błędy warto wyeliminować już na starcie.

Co to jest magazyn celny i do czego służy?

Magazyn celny to specjalnie wydzielone i zatwierdzone przez urząd celny miejsce, w którym towary spoza Unii Europejskiej mogą być przechowywane do czasu ich odprawy celnej. Przetrzymywanie ładunków w takim obiekcie pozwala importerom na czasowe zawieszenie obowiązku zapłaty cła i podatku VAT. To rozwiązanie szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy:

• towar musi przejść dodatkowe kontrole lub uzyskać niezbędne certyfikaty,

• przedsiębiorca nie ma jeszcze kompletu dokumentów do odprawy,

• planowana jest konsolidacja przesyłek z różnych źródeł,

• importer chce przeprowadzić dalsze działania logistyczne przed wprowadzeniem towaru na rynek.

Magazyn celny to nie tylko przestrzeń magazynowa, ale część systemu kontroli celnej, w której obowiązują ściśle określone reguły. Tylko uprawnione podmioty mogą nim zarządzać, a każda operacja na składowanym towarze musi być odnotowana i zgłoszona do odpowiedniego organu celnego. Czas składowania wynosi maksymalnie 90 dni, choć w uzasadnionych przypadkach możliwe są przedłużenia.

Jakie rodzaje magazynów celnych funkcjonują w Polsce?

Istnieje kilka typów magazynów celnych, które różnią się przeznaczeniem i zakresem działania. Wybór odpowiedniego rodzaju zależy od skali działalności importera, rodzaju towarów oraz planowanego czasu ich przechowywania.

Magazyn celny publiczny

Najczęściej spotykany i dostępny dla różnych importerów. Prowadzony przez agencję celną lub firmę logistyczną, której działalność została zatwierdzona przez Krajową Administrację Skarbową. Importer korzysta z magazynu na zasadzie najmu przestrzeni i usług logistycznych.

Publiczne magazyny celne znajdują się zazwyczaj w pobliżu portów morskich (np. Gdynia, Gdańsk), terminali kolejowych (np. Małaszewicze) lub lotnisk (np. Warszawa, Katowice). To rozwiązanie idealne dla firm, które nie importują regularnie dużych wolumenów i nie chcą inwestować w infrastrukturę własną.

Magazyn celny prywatny

Utworzony i prowadzony przez samego importera lub operatora logistycznego, ale przeznaczony wyłącznie dla jego potrzeb. Wymaga uzyskania odpowiednich zezwoleń i dostosowania przestrzeni do wymagań celnych. Choć kosztowny w uruchomieniu, daje pełną kontrolę nad towarem i większą elastyczność.

Ten model sprawdza się w dużych firmach handlowych, które regularnie sprowadzają towary z Chin lub innych krajów spoza UE i chcą zoptymalizować proces obsługi logistycznej.

W przypadku firm, które potrzebują elastycznego i bezpiecznego rozwiązania w zakresie czasowego składowania towarów, warto rozważyć współpracę z operatorem takim jak Logistiko. Ich magazyn celny w centralnej Polsce oferuje szybki dostęp do głównych szlaków transportowych oraz kompleksową obsługę celną i logistyczną.

Jak wygląda procedura wprowadzenia towaru do magazynu celnego?

Po przybyciu towaru do Polski – niezależnie czy drogą morską, kolejową czy lotniczą – importer musi zgłosić go do procedury czasowego składowania. W tym celu wypełniany jest dokument T1 lub SAD-T, który umożliwia przemieszczenie ładunku do magazynu celnego bez konieczności natychmiastowej odprawy.

W magazynie towar jest rejestrowany, plombowany (jeśli wymagane) i oczekuje na dalsze działania. W tym czasie można uzupełnić brakujące dokumenty, zlecić testy jakości, uzyskać certyfikaty CE lub przeprowadzić kontrolę zgodności z zamówieniem.

Wprowadzenie towaru do magazynu celnego nie oznacza jeszcze, że możesz nim swobodnie dysponować – aż do zakończenia odprawy celnej towar pozostaje pod kontrolą urzędu celnego.

Jakie dokumenty są wymagane przy odprawie z magazynu celnego?

Aby skutecznie przeprowadzić odprawę celną i uzyskać dopuszczenie towaru do obrotu, należy przygotować szereg dokumentów. Ich kompletność i poprawność ma bezpośredni wpływ na czas i rezultat kontroli celnej:

• Faktura handlowa (Commercial Invoice),

• Lista pakunkowa (Packing List),

• Dokument transportowy (Bill of Lading, Air Waybill, CIM),

• Certyfikaty zgodności (CE, deklaracja zgodności UE, raporty z testów),

• Świadectwo pochodzenia (jeśli wymagane),

• Kod CN – klasyfikacja taryfowa,

• Ubezpieczenie cargo (opcjonalnie, ale zalecane).

Nieprawidłowy kod CN lub brak certyfikatów może skutkować zatrzymaniem towaru, skierowaniem do kanału czerwonego i koniecznością przeprowadzenia fizycznej kontroli. W takiej sytuacji magazyn celny staje się buforem zabezpieczającym interes importera, ale także miejscem, w którym każde opóźnienie generuje dodatkowe koszty przechowywania.

Jak wygląda procedura odprawy celnej z magazynu?

Po skompletowaniu dokumentów importer lub agencja celna składa zgłoszenie SAD do elektronicznego systemu celnego. Po jego przyjęciu urząd celny podejmuje decyzję o rodzaju kontroli:

• Zielony kanał – towar zostaje zwolniony bez dodatkowej kontroli,

• Żółty kanał – weryfikacja dokumentów,

• Czerwony kanał – fizyczna kontrola towaru w magazynie.

W przypadku kanału czerwonego urzędnicy celni przyjeżdżają do magazynu celnego, otwierają kontenery i przeprowadzają kontrolę zgodności z dokumentacją. Po zakończeniu procedury i opłaceniu należności celno-podatkowych, urząd wydaje komunikat IE-599 – potwierdzenie odprawy.

Jakie należności trzeba uiścić przy odbiorze towaru z magazynu celnego?

Odprawa celna wiąże się z obowiązkiem zapłaty określonych opłat i podatków. Ich wysokość zależy od klasyfikacji taryfowej towaru, jego wartości oraz kosztów transportu i ubezpieczenia:

• Cło – stawka ustalana na podstawie kodu CN, zwykle od 0% do 12%,

• VAT – standardowo 23% w Polsce, liczony od wartości celnej + cło + transport,

• Opłaty dodatkowe – np. manipulacyjne, skanowanie, magazynowanie.

Przykład: jeśli wartość towaru z Chin to 15 000 USD, a fracht wynosi 3 000 USD, przy stawce cła 8% należności wynoszą:

Wszystkie opłaty muszą zostać uregulowane, zanim towar zostanie wydany z magazynu celnego. W przeciwnym razie jego odbiór będzie niemożliwy, a dalsze przechowywanie generuje dodatkowe koszty.

Jak zorganizować odbiór towaru z magazynu celnego?

Po zakończeniu odprawy i otrzymaniu komunikatu IE-599, importer może zorganizować transport z magazynu celnego do miejsca docelowego. Najczęściej odbywa się to za pośrednictwem firm TSL (transport, spedycja, logistyka), które oferują kompleksową obsługę:

• załadunek i przewóz kontenerów,

• przeładunek i dystrybucję drobnicy,

• transport krajowy do magazynu docelowego, sklepu lub centrum e-commerce,

• usługi fulfillmentowe – rozpakowywanie, etykietowanie, pakowanie końcowe.

Warto wiedzieć, że niektóre agencje celne współpracują z operatorami logistycznymi i mogą zaoferować zintegrowaną usługę odprawy celnej i transportu. To znacząco redukuje ryzyko błędów i przyspiesza cały proces.

Jakie błędy mogą pojawić się w magazynie celnym i jak ich uniknąć?

Magazyn celny to miejsce, gdzie każdy błąd w dokumentacji może skutkować opóźnieniem, dodatkowymi kosztami lub nawet nałożeniem kar finansowych. Oto najczęstsze pułapki, których należy unikać:

• nieprawidłowy kod celny – prowadzi do błędnego naliczenia cła,

• brak certyfikatów (np. CE) – towar nie może zostać dopuszczony do obrotu,

• niewłaściwa faktura handlowa – zaniżona wartość może skutkować karą,

• braki w dokumentach transportowych – np. nieczytelny lub nieważny konosament,

• niezgodność towaru z opisem – różnice między rzeczywistym towarem a fakturą.

Najlepszym sposobem na uniknięcie błędów jest współpraca z doświadczoną agencją celną i logistyczną, która zna aktualne przepisy i procedury.

Czy współpraca z agencją celną jest niezbędna?

Choć teoretycznie możliwe jest samodzielne przeprowadzenie odprawy i obsługi magazynu celnego, w praktyce zdecydowana większość importerów decyduje się na wsparcie profesjonalistów. Agencja celna oferuje:

• reprezentację przed urzędem celnym,

• przygotowanie deklaracji SAD i dokumentów towarzyszących,

• wsparcie przy ustaleniu kodu CN i obliczeniu należności,

• kontakt z magazynem celnym i terminalem przeładunkowym.

Współpraca z agencją to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim ograniczenie ryzyka błędów, które mogą kosztować znacznie więcej niż cena jej usług. Profesjonalne doradztwo i znajomość procedur to wartość nie do przecenienia – zwłaszcza dla importerów rozpoczynających działalność w 2026 roku.

Jeśli szukasz kompleksowego wsparcia w zakresie odprawy celnej, składowania i dalszej dystrybucji towarów, warto zapoznać się z ofertą Logistiko. Firma ta oferuje nie tylko magazyn celny w centralnej Polsce, ale również usługi fulfillmentowe i transportowe, co czyni ją idealnym partnerem dla importerów i e-commerce.